「会議が多すぎる」
会社で働いていると、そんな声を聞くことがある。
毎週の定例会議。
部門ごとの進捗報告。
課題を共有するための打ち合わせ。
気がつけば、予定表が会議で埋まっている。
そこで、会議を減らそうという話になる。
開催頻度を減らす。
参加人数を絞る。
会議時間を短くする。
報告資料を簡略化する。
最近では、AIを使って議事録を自動作成することもできる。
どれも、時間を有効に使うための取り組みだと思う。
でも、少し気になることがある。
会議の時間を減らせば、会議の問題は解決するんだろうか。
例えば、毎週1時間の会議があるとする。
各担当者が進捗を報告する。
問題点を共有する。
上司が質問する。
そして、次回までの予定を確認して終わる。
この会議を30分に短縮できたとする。
確かに、30分の時間が生まれる。
でも、その会議で本来決めるべきことが決まっていなければ、どうだろう。
会議のあとで個別に相談する。
上司の判断を待つ。
関係者に確認する。
結局、別のところで時間を使うことになる。
会議の時間は減ったけれど、仕事全体としては何も変わっていないかもしれない。
そもそも、会議にはいろいろな目的がある。
情報を共有するため。
意見を集めるため。
問題を整理するため。
何かを決めるため。
関係者の認識をそろえるため。
これらは、似ているようで少し違う。
情報共有だけなら、資料を配布すれば済むこともある。
一方で、立場の違う人たちが意見を交わし、その場で判断する必要があるなら、集まること自体に意味がある。
大切なのは、会議を開くかどうかではなく、その会議で何を実現したいのかが決まっていることなのだと思う。
もうひとつ、気になることがある。
会議が多い原因は、本当に会議の運営方法にあるんだろうか。
普段から情報が共有されていない。
誰が判断するのか決まっていない。
部門間で仕事の目的がそろっていない。
そんな状態なら、確認や調整のための会議が増えるのも不思議ではない。
だとすると、会議を減らすより先に、普段の仕事の進め方を見直す必要があるのかもしれない。
会議が多い。
だから会議を減らす。
その判断自体が間違っているとは思わない。
ただ、会議の多さは、別の問題が表面に現れた結果である可能性もある。
会議を減らしたいのか。それとも、会議が必要になる状況を変えたいのか。
似ているようで、取り組むべきことはずいぶん違ってくる。
