会社の仕事を見ていると、
「なぜ、こんなやり方をしているんだろう」
と思うことがある。
同じ内容を何度も入力している。
ExcelからExcelへ転記している。
紙に書いたものを、あとからパソコンに入力している。
何人もの承認を通している。
似たような資料を毎月つくっている。
外から見ると、
すぐに改善できそうに見える。
もっと効率のいい方法に変えればいい。
システムを入れればいい。
AIを使えばいい。
その作業をなくせばいい。
でも、
そこで一度立ち止まりたい。
なぜ、この会社では今のやり方になったんだろう。
話を聞いていくと、
理由が見つかることがある。
以前、大きなミスが起きたから確認作業が増えた。
あるお客さんへの対応として始めたものが、そのまま残っている。
昔使っていたシステムの都合で、この手順になった。
担当者が変わるたびに、少しずつ作業が追加された。
今となっては必要がなくても、
始まったときには必要だったのかもしれない。
ここを知らずに、
「このやり方は非効率だから変えましょう」
と進めると、
思わぬところで問題が起きることがある。
消した作業が、
実は別の役割を持っていた。
なくした確認によって、
誰かが困るようになった。
現場からすると、
理由も知らない人に仕事を否定されたように感じる。
改善するとき、
今のやり方だけを見ると、
「悪いところ」を探したくなる。
でも、
今の状態は、
これまで会社がしてきた判断の積み重ねでもある。
だから、
変える前に、
その仕事が生まれた理由を見てみる。
何のために始まったのか。
誰が必要としていたのか。
何を防ごうとしていたのか。
そして、
その理由は今も残っているのか。
そこまで分かれば、
初めて、
残すのか。
変えるのか。
なくすのか。
を考えられる。
改善とは、
今あるものを否定することではない。
今まで必要だったものが、今も必要なのかを確かめ直すこと。
そんなところから始めてもいいと思う。
